チームでのチャットツールの悩みを解決!効率的な運用をするための方法を考える

2020-04-01

(LastUpdated: 2020-04-01)

チームで使うチャットツールで悩んでいる方、多いのではないでしょうか? 気軽に導入できるチャットツールですが、きちんと運用しないと逆効果 になるんですよね。

僕が過去に参加したプロジェクトで、読まなきゃいけないチャットが膨大で困った ことがありました。

本当にこれって逆効果で、効率的に機能していないと感じました。 チャットの良さ、台無しなんじゃないかと・・・

そこで、自分なりの問題の整理と使い方の提案を書いてみることにしました。 実際に自身のチームで導入している考え方でもあり、何かの参考になればと思います。

  1. 「見とけよ」という圧力がダメにする
  2. 提案
  3. チャットは通知である
  4. チャットは読まなくてもいい
  5. チャットでチームのタスク管理をしてはいけない
  6. グループに入れる人数は必要最小限でOK
  7. コミュニケーションツールである
  8. まとめ:全員でチャットの認識合わせをしよう

このような問題を抱えているチーム、少なくないんじゃないかなぁと思います。 それくらいチャットツールの運用って、難しい面を持っていると思います。

「見とけよ」という圧力がダメにする

スタートアップ系の本が雑然と積み上げられた画像 あなたのチームは、「グループのチャットは全員が必ず目を通してるのが前提」だったり、「見てなかったらダメだろ」という暗黙の了解が存在したりしませんか? そういう 圧力

その割に、関係性の薄いグループ に突っ込まれてみたものの、本当は数人しか見てない という状況もしばしばあります。 それもそのはずで、自分と 関係のないチャットなんてノイズでしかない からです。

更にマズいことに、みんなに見てほしい重要なことがが、ノイズに紛れて通知されたりします。 それが、自分宛てのタスクだったりすると悲劇。 ちょっと目を離したが最後、会話に乗って流されて見失う ・・・

ちょっと、カオスですよね。

無意味なグループをつくったら、muteするのは当然

関係性が薄いの に、「とりあえず」という感じでメンバーを追加、ありがちですよね。 これだと、通知をmuteしたくなる人も出てきます。

そうなると、重要な情報を流したときに、見逃してしまうかもしれません。 だからといって、「見逃さないように心構えをしとけ!」と言われても、辛い。

ノイズをチェックし続けるのは、どう考えてもストレスです。 こういう状態で、「全員が見てろ」というのは、もはや拷問じゃないですか。

通知のたびに手が止まって生産性もガタ落ち 、というのが目に見えています。

メールより重い情報の保管は、向いてない

ユーザーはチャットの特性を理解しています。 「一番ホットな話題=最新の会話」だと知っています。 つまりユーザーは、スレッドの先端にポイントを置いている のではないでしょうか。

そこに重要な情報を置いたところで、すぐに別の話題で流されてしまうのはチャットですから当然ですよね。

また、ユーザーはいつその重要な情報をいつ読むか分からないのです。 直後か数時間後、あるいは数日後の可能性もあります。

ハードルが上がって誰も発言しなくなる

「しょーもない話で重要な情報が流れちゃうの、迷惑かな?」 そんな気遣いをすることで、チャットで話すことを遠慮し始める ケースがあります。 話す内容に対してハードルが上がってしまい、結果「やめておこう」となる。

これでは要のコミュニケーションという目的を見失います。 スピード感のあるやりとり、これこそがチャットに期待したいものだったのではないでしょうか。

提案

  • チャットは通知である
  • チャットでチームのタスク管理をしてはいけない
  • グループに入れる人数は必要最小限でOK
  • チャットは読まなくてもいい
  • チャットはコミュニケーションツールである

チャットは通知である

チャットは通知の使い方として、ものすごい力を発揮します。 用途と役割が非常にマッチしてるんですね。

Slackが開発系の方に人気があるのは、そのあたりの統合が洗練されているからです。

チャットは読まなくてもいい

ここで大切なのが、チャットは読まなくてもいいし、読まれなくてもいいということです。 語弊がある言い方なので、少し解説します。 1つ目。 読まなくてはいけない -> 読みたい この流れを作りたいです。 2つ目。 絶対に読まれなくてはいけない内容のものは、専用の 別ツールで管理すればいい ということです。 メールかもしれないし、なんでもいいです。 ぼくはGitHubのissueが好きです。 要は、「ここに行けば重要な文書は確実に見れる」 という場所を別途用意しておくだけで良い、ということです。

チャットツールには、通知程度で十分かと思います。 もちろん、本文を含めてもいいです。

ここで大事なのは、仮にチャットに参加していないメンバーがいても、最低限の業務が回るようにしておく ということです。 チャットに依存しすぎてはなりません。

チャットでチームのタスク管理をしてはいけない

チャットの特性は、会話のようなコミュニケーション。 そこに重要なタスク管理機能をもたせるのは得策ではありません。

チームのタスク管理には、それに向いたツールがあるはずです。 それを利用するべきです。 せっかく脳は最新の情報を得ようとしているのに、過去にさかのぼってタスクを確認なんかしてたら、混乱を招きそうじゃないですか?

逆に、個人のチャットスペースで自分のタスク管理を行うのは、良いアイデアかもしれません。 Slackを活用すれば、リマインド設定なども可能ですので、便利ですよね。

グループに入れる人数は必要最小限でOK

これ、かなり重要です。 自分が関係性の薄いグループだと、チャットの内容はほぼノイズになります。 そもそも、文脈が理解できていないグループに入らされると会話の内容が理解できず、すぐにmute したくなりますよね。

「ちゃんと読んどけ!」と強制するのは、もはや時間の無駄でしかありません。 僕らが注力すべきは、 自然と読みたくなったり、チャットに参加したくなる 状況を作ることなのです。

まずは、「このメンバーがいないと回らない」 という人だけで構成しましょう。 最初は不安かもしれませんが、大丈夫です。 自分を信じて!

コミュニケーションツールである

「なんだよ、今更言われなくても分かっているよ」と言いたくなりますが、もう一度立ち返えらせてください。 メールとチャットとの違いは、気軽でスピード感のあるコミュニケーション ができるかだと思います。

会話のような気軽なやりとり、外部リンクへの参照、画像を用いた具体的な指示などを 会話以上にスムーズにできる のが最大の魅力ではないでしょうか。

面倒な手続きや形式張った文言を削ぎ落とすことで、「コミュニケーションへのハードルを下げる」 これを実現したいわけです。

気軽にコミュニケーションする意義

いかにカジュアルに会話に参加してもらえるか。 どんな些細なことでも発言してもらえるか。 これが大事だと思ってます。

突拍子もないアイデア、実現性はないけど理想的なプラン、なんの脈絡もないけどバズりそうなコンテンツが思い浮かんだ、そんな仕事のことはもちろん、ご近所のランチ情報のシェア、場をなごませるような笑い話、最近流行っているお笑い芸人の話・・・ なんでもいい んです。

その会話が種なんです。 その種から枝葉が伸びて すごく面白いことに繋がる可能性、有り得ると思うんです。

だから、もったいない。

仮に何も生まれなくても、立派にチームのコミュニケーションとして機能してますよね。 メンバーのことがちょっとだけ好きになるかもしれない。 それだけでも必要十分のメリットじゃないでしょうか。

まとめ:全員でチャットの認識合わせをしよう

チャットツールが、そのチームにおいて どんな役割なのかを明確にする こと、そして、チーム全員の 認識を同じにする ことが大事です。

またぼくは、チャットに固執しないことを意識しています。 例えば、チームメイトが近くにいれば、直接話すことによるメリットだって享受できます。 チャットと会話を併用すると、議題が明確になったりしてスムーズになることもあります。

そんな、柔軟性をもたせながらうまく利用できるのが理想ですね。


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